Forbrug

Nye arbejdsrutiner: Fem råd til at sikre inkluderende hybridmøder

Hvordan får man møder til at fungere, når nogle er til stede fysisk, mens andre deltager på distancen? Eksperter giver råd til at få succes med hybridmødet.

Corona har ændret mange ting i vores hverdag og i særdeleshed i vores arbejdsliv og rutiner.

Det betyder, at mange virksomheder nu ofte både har medarbejdere til at arbejde hjemme, mens der også er medarbejdere, som møder fysisk på kontoret.

Ud af dette er en ny mødeform udsprunget – hybridmødet – hvor nogle sidder fysisk sammen under mødet, mens andre deltager på distancen.

Formatet er dog stadig så nyt, at det kan være en udfordring for mange at finde den bedste balance, så ingen føler sig ekskluderede på møderne.

Og det er en svær disciplin at mestre. Men med de rette tiltag kan møderne sagtens blive en succes.

Her giver to eksperter i virtuel mødeafholdelse råd til gode hybridmøder.

1) En person, en enhed.

For at møderne bliver mest inkluderende for dem, der er med hjemmefra, bør alle have en enhed foran sig, så man tydeligt kan se deres ansigt, siger Henrik Horn Andersen, der er partner i Implement og bestyrelsesformand i brancheorganisationen Managementrådgiverne.

Han har desuden skrevet to bøger om virtuel mødefacilitering.

Hvis de, der er fysisk til stede, sidder i samme mødelokale, råder han til, at alle har en computerskærm med kamera foran sig, men at kun en computer har lyden slået til.

2) Hav et klart formål.

Er der intet defineret formål med mødet, kan det blive ufokuseret. Det kan gøre det svært at deltage, siger Lars Hajslund, der driver hybridmøder.dk og rådgiver samt hjælper virksomheder med mødeafvikling virtuelt og fysisk.

– Forberedte mennesker skaber de bedste resultater. Derfor skal man have et mål med mødet, hvad skal vi opnå, og hvad skal deltagerne bidrage med.

– Det bliver ekstra vigtigt, når nogle er med virtuelt, siger han.

3) Sørg for ordentligt udstyr.

Heller ikke udstyret skal man gå på kompromis med, hvis man vil have godt udbytte af et hybridmøde.

– Det er ikke ok, at man sætter den eller dem, der er med virtuelt, i et hjørne, hvor de nærmest ikke kan høre eller se, hvad der foregår. Man skal have et ordentligt kamera og lydsetup installeret, siger Lars Hajslund.

4) Udpeg en facilitator.

Hybridmøder kræver god mødeledelse. Derfor bør der være udvalgt en facilitator, som står for det praktiske med mødeafviklingen.

Lars Hajslund råder til, at både ansvaret for, at teknikken fungerer, og at en talerække bliver overholdt, ligger hos den samme person.

Ifølge Henrik Horn Andersen kan det med fordel være en af dem, der er med digitalt, som er facilitator. På den måde vil dynamikken ændres, fordi opmærksomheden bliver rettet væk fra mødelokalet.

5) Forbered mødet grundigt, og evaluer jævnligt.

Stort set alle møder kan holdes som hybridmøder, mener Henrik Horn Andersen. Men det kræver den rette forberedelse.

– Den store udfordring er, at mange bare tænder kameraet, og så kører man, som et almindeligt møde. Men det er det bare ikke, siger han.

Ofte sparer man tid ved at holde møder delvist digitalt. Den tid kan man med fordel bruge på at indsamle feedback, for at næste møde kan blive endnu skarpere, mener Henrik Horn Andersen.

/ritzau fokus/

Back to top button